Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

VOF Formesela
Abdijmolenstraat 53
8902 Ieper
West-Vlaanderen
België
BTW BE 1004 222 885
Tel.: +32 478 94 15 36

VOF Formesela hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en aan het respecteren van jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, op basis van welke rechtsgronden, hoelang wij deze bewaren en welke rechten jij hebt.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de Belgische uitvoeringswetgeving. 

2. Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen jouw persoonsgegevens verzamelen wanneer:

  • je onze website bezoekt;
  • je contact met ons opneemt via telefoon, e-mail of contactformulier;
  • je een offerte aanvraagt;
  • je een bestelling plaatst of gebruikmaakt van onze diensten;
  • je cookies aanvaardt via onze website.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken.

Identificatie- en contactgegevens

  • naam en voornaam
  • adres
  • telefoonnummer
  • e-mailadres

Gegevens van ondernemingen

Indien je handelt in naam van een onderneming, kunnen wij ook verwerken:

  • naam van de onderneming
  • maatschappelijke zetel
  • ondernemingsnummer of btw-nummer
  • contactgegevens van de contactpersoon

Technische gegevens en websitegegevens

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij – afhankelijk van jouw cookiekeuzes – ook gegevens verwerken zoals:

  • IP-adres
  • apparaatgegevens
  • browsertype
  • besturingssysteem
  • cookievoorkeuren
  • loggegevens
  • datum en tijd van je bezoek
  • bezochte pagina’s
  • verwijzende website

4. Voor welke doeleinden verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden.

4.1 Contact en communicatie

Wij verwerken jouw gegevens om:

  • jouw vragen te beantwoorden
  • contact met je op te nemen
  • informatie te verstrekken over onze diensten
  • jouw aanvraag correct op te volgen

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang of, indien van toepassing, het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek.

4.2 Offertes en klantenbeheer

Wij verwerken jouw gegevens om:

  • offertes op te maken en te versturen
  • afspraken en aanvragen te behandelen
  • klantendossiers op te volgen
  • onze diensten correct te leveren

Rechtsgrond: uitvoering van precontractuele maatregelen en/of uitvoering van de overeenkomst.

4.3 Bestellingen, uitvoering van werken en facturatie

Wij verwerken jouw gegevens voor:

  • de uitvoering van onze diensten
  • administratieve opvolging
  • facturatie en boekhouding
  • klantenservice

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en naleving van wettelijke verplichtingen.

4.4 Wettelijke en administratieve verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhoudkundige, fiscale of andere administratieve verplichtingen.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

4.5 Websitewerking en cookies

Wij gebruiken cookies en gelijkaardige technologieën om onze website technisch te laten functioneren, te beveiligen, het gebruik te analyseren en jouw voorkeuren te bewaren.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf jouw toestemming.

Rechtsgrond: toestemming, behalve voor strikt noodzakelijke cookies.

5. Ben je verplicht om jouw gegevens mee te delen?

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk om:

  • jouw vraag te kunnen beantwoorden
  • een offerte op te maken
  • een overeenkomst uit te voeren
  • een factuur correct op te stellen

Wanneer je deze noodzakelijke gegevens niet verstrekt, is het mogelijk dat wij onze diensten niet of niet correct kunnen leveren.

6. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

VOF Formesela verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens wel delen met dienstverleners of verwerkers die ons ondersteunen bij onze activiteiten, voor zover dat noodzakelijk is, zoals:

  • website- en hostingproviders
  • IT- en softwareleveranciers
  • e-mail- en communicatiediensten
  • boekhouder of administratieve dienstverleners
  • andere technische of operationele partners die nodig zijn voor onze dienstverlening

Met deze partijen maken wij, waar nodig, passende afspraken om jouw persoonsgegevens te beschermen.

  • Wij kunnen jouw gegevens ook delen:
  • wanneer dit wettelijk verplicht is
  • wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst
  • wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In principe verwerken wij jouw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien wij beroep doen op dienstverleners buiten de EER of op dienstverleners die gegevens buiten de EER laten verwerken, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt met passende waarborgen, in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

8. Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

In het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

  • contactaanvragen en correspondentie: maximaal 12 maanden na de laatste communicatie, tenzij verdere opvolging nodig is
  • offerteaanvragen: maximaal 24 maanden na verzending of afsluiting van het dossier
  • klant- en facturatiegegevens: zolang vereist volgens de toepasselijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
  • cookiegegevens: volgens de bewaartermijnen die gelden per cookiecategorie

Wanneer de bewaartermijn verstreken is, verwijderen of anonimiseren wij jouw persoonsgegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

9. Jouw rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  • recht op inzage in jouw persoonsgegevens
  • recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
  • recht op wissing van jouw persoonsgegevens
  • recht op beperking van de verwerking
  • recht op bezwaar tegen de verwerking
  • recht om jouw toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking op toestemming berust
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover wettelijk van toepassing

Je kan deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan dit privacybeleid.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om jouw identiteit op passende wijze te verifiëren.

10. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij om eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00

11. Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen:

  • verlies
  • misbruik
  • onbevoegde toegang
  • ongeoorloofde wijziging
  • onrechtmatige verwerking
  • onbedoelde vernietiging

Deze maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking.

12. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en gelijkaardige technologieën.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw toestel worden geplaatst om de website goed te laten werken, voorkeuren te onthouden of het gebruik van de website te analyseren.

Wij kunnen gebruikmaken van:

  • strikt noodzakelijke cookies
  • analytische cookies
  • marketingcookies

Google Analytics

Onze website kan gebruikmaken van Google Analytics, een webanalyse-dienst die helpt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Via deze dienst kunnen gegevens zoals paginaweergaven, bezochte pagina’s, duur van het bezoek, technische apparaatgegevens en IP-adressen worden verwerkt. Deze informatie helpt ons om de website en onze dienstverlening te verbeteren.

Voor analytische cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij vooraf jouw toestemming via de cookiebanner.

De verwerking van gegevens kan in bepaalde gevallen gebeuren door externe dienstverleners die ons ondersteunen bij het analyseren van websitegebruik.

13. Externe diensten en beveiliging van formulieren

reCAPTCHA

Om misbruik en spam via formulieren te voorkomen, kan onze website gebruikmaken van een verificatiedienst zoals reCAPTCHA.

Deze technologie helpt ons te controleren of invoer op onze website door een mens wordt gedaan en niet door een geautomatiseerd systeem. Daarbij kunnen technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie en interacties met de website worden verwerkt.

14. Contactformulier

Wanneer je gebruikmaakt van het contactformulier op onze website, verwerken wij de gegevens die je invult om jouw vraag of aanvraag te behandelen en verder op te volgen.

15. Externe links en sociale media

Onze website kan links of koppelingen bevatten naar sociale mediaplatformen zoals Facebook en Instagram.

Wanneer je via deze links naar dergelijke platformen gaat, verlaat je onze website en is het privacybeleid van het betreffende platform van toepassing. Wij hebben geen controle over hoe deze externe partijen jouw persoonsgegevens verwerken.

16. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten, website of wetgeving veranderen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Wij raden aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

17. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of voor de uitoefening van jouw rechten kan je contact met ons opnemen via:

VOF Formesela
Abdijmolenstraat 53
8902 Ieper
België

Tel.: +32 478 94 15 36